КонсультантПлюсКоми

 
 
Онлайн-сервис «Конструктор учетной политики»
Получите полный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня.

Пресс-центр компании КонсультантПлюсКоми

14 декабря 2021 года, вторник

Статья "Электронный кадровый документооборот"

 

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) – это возможность создания, подписания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе.

С 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года  проводился эксперимент, в рамках которого отдельным работодателям была предоставлена возможность формирования и ведения документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу Российской Федерации не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде.

С 22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе  Российской Федерации установлены правила ведения электронного кадрового документооборота.

Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” дополнил Трудовой кодекс  Российской Федерации новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.

В Трудовом кодексе  Российской Федерации появились новые статьи: ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»; ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»; ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

При переходе организации на кадровый электронный документооборот,  решение о введении электронного документооборота необходимо закрепить в Локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации (статья 372 Трудового кодекса Российской Федерации). В нем необходимо  определить:

  • информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о нововведениях.

Для перехода на электронный документооборот необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем.

Принимаемые на работу граждане могут дать согласие в электронном виде.
         С 2022 года не будет требоваться   согласие на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (если на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).

Отказ работника от перехода на электронный документооборот или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.

Также, работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронный документооборот.

Кроме разработки и принятия Локального нормативного акта, работодателю необходимо   еще разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается с учетом мнения первичной профсоюзной организации в соответствии с требованиями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации), который может предусматривать:

  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через электронный документооборот (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется электронный документооборот, на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

На сегодняшний день закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый электронный документооборот. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

Частью 1 статьи 22.2 ТК РФ установлено, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота».

 

Государственный инспектор труда Гудов В.Г.

  
Правовые услугиКонсультантПлюсКоми
167000, Республика Коми, г. Сыктывкар, Первомайская, стр. 62, блок А, каб. 7
Телефон: +7 (8212) 29-15-51
Мы работаем пн-пт 9:00-18:00www.consultantkomi.ru