Онлайн-интервью по теме «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году»
С 1 по 17 июля на сайте consultantkomi.ru проводился сбор вопросов по теме «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году». На вопросы участников ответят представители Отделения Пенсионного фонда России по Республике Коми и Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми
Проект «Онлайн-интервью» - уникальная возможность для каждого жителя Республики Коми напрямую обратиться к должностному лицу или представителю общественности и получить компетентный ответ.
Вопрос:
Работник пришел с другого места работы. Говорит, что его уже уведомляли об электронных трудовых книжках. Он выбрал бумажную. Как узнать подавал ли предыдущий работодатель сведения в пенсионный фонд.
Ответ:
Рекомендуем обратиться к работнику с просьбой предоставления формы СТД-ПФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации»), которую он может получить, обратившись в любой территориальный орган ПФР или МФЦ, а также в личном кабинете на Едином портале государственных услуг (ЕПГУ) и в «Личном кабинете застрахованного лица» на официальном сайте ПФР, или формы СТД-Р ("Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем"), которую работник может получить у предыдущего работодателя. В указанных формах есть информация о подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Вопрос:
Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД о переименовании организации, которое было в 2009 и 2011 году на сотрудников, которые были приняты раньше 2009 года и приняли решение о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ:
Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвержден Порядок заполнения форм сведений о трудовой деятельности (далее – Порядок).
В соответствии с пунктом 2.8 Порядка если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя изменяется, то об этом отдельной строкой в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении" раздела "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица" указывается "Переименование".
Таким образом, при первичном представлении формы СЗВ-ТД на работника необходимо в хронологическом порядке указать информацию о последнем кадровом мероприятии в отношении работника по состоянию на 01.01.2020 и, в случае последующего за последним кадровым мероприятием в отношении работника переименования организации, сведения о переименовании.
Вопрос:
В какой графе необходимо заполнить повышение квалификации учителей и соответствующую категорию в форме СЗВ-ТД?
Ответ:
Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвержден Порядок заполнения форм сведений о трудовой деятельности (далее – Порядок).
В соответствии с пунктом 2.5.3 Порядка, сведения об установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняются с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное), указываются в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении", мероприятие «Установление (присвоение)».
В соответствии с письмом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 при заполнении мероприятия "УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)" графы 3 формы СЗВ-ТД "Сведения о приеме, переводе, увольнении", следует учитывать, что установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем.
Вопрос:
Если принят на работу внешний совместитель, нужно ли подавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?
Ответ:
Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п утверждены форма и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок заполнения форм указанных сведений (далее - Порядок).
Согласно пункту 1.4 Порядка форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе).
Вопрос:
Если отправлен отчет СЗВ-ТД о приеме нового сотрудника в организацию, через 2 месяца работы он предоставил заявление об отказе ведения бумажной трудовой книжки, нужно снова отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР, а какое мероприятие по сотруднику в отчете указать, снова прием на работу?
Ответ:
Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п утверждены форма и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок заполнения форм указанных сведений (далее - Порядок).
В соответствии с пунктом 1.7. Порядка при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
В случае подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки или заявления о представлении сведений о трудовой деятельности (далее - заявления) после представления работодателем первичных сведений о трудовой деятельности и отсутствии кадровых мероприятий в месяце подачи заявления, форма СЗВ-ТД за отчетный месяц представляется с заполнением сведений о дате подачи заявления. При этом сведения о кадровых мероприятиях повторно не заполняются.
Вопрос:
Как в 2021 году работодателю узнать общий стаж работника (вновь принятого с электронной книжкой) и всю информацию о трудовой деятельности нового работника, если в отчетах передаются только последние изменения. Работодатель на данный момент никуда не передает всю информацию о трудовой деятельности работника.
Ответ:
Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Ст. 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю необходимые документы, в том числе трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Таким образом, информацию об общем стаже принятого работника, работодатель получит при предъявлении документов, необходимых для заключения трудового договора.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Вопрос:
На работу принимаем сотрудника 10 января 2021 года. Последняя запись в трудовой книжке сделана в 2018 году. Какие наши действия?
Ответ:
Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (далее – ПФР).
Таким образом, электронная трудовая книжка - это аналог бумажной версии трудовой книжки, который ведется в электронном виде и хранится в информационных ресурсах ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в течение 2020 г. (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).
Порядок ведения электронных трудовых книжек предусмотрен ТК РФ, Федеральным законом № 439-ФЗ.
Срок заполнения электронной трудовой книжки не установлен, поэтому предлагаем ориентироваться на срок для формирования сведений о трудовой деятельности работника и передаче их в ПФР.
С 1 января 2021 г. - не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Для представления сведений в ПФР сначала нужно их сформировать.
Поэтому срок заполнения электронной трудовой книжки напрямую зависит от сроков передачи сведений о трудовой деятельности работника в ПФР.
Таким образом, электронную трудовую книжку нужно заполнить 11 января 2021 г., то есть не позднее дня, следующего за днем приема на работу.
При приеме на работу следует выяснить желание работника относительно формы ведения сведений о его трудовой деятельности работодателем. Работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку до момента, пока работник не заявит о переходе на электронную трудовую книжку. Если работник не заявит о своем желании переходить на электронную трудовую книжку, то работодатель и в дальнейшем продолжает ее ведение.
Вопрос:
Должен ли работник при получении на руки оригинала своей трудовой книжки (в случае выбора только электронного формата) расписаться в получении в Книге учёта и движения трудовых книжек и вкладышей? Где это нормативно закреплено?
Ответ:
В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Законодательно не установлена обязанность работодателя вносить запись о выдаче трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек в случае получения от работника заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки. Указанная запись вносится в случае увольнения работника (п.п. 35, 41 Правил).
При этом факт выдачи трудовой книжки рекомендуется зафиксировать. Для этих целей можно получить расписку о получении трудовой книжки, так как законом данный факт также не регламентирован, одновременно с этим в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать следующую запись: «Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О.) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
